Banyak calon pengguna HRIS yang mengabaikan masalah implementasi yang mungkin saja timbul di awal penggunaan. Ketidaksiapan implementasi menciptakan kesan yang kurang ideal dari sistem HRIS atau HRIS system Anda yang baru.
Masalah penerapan HRIS ini pula yang akhirnya memperpanjang proses akibat ketidakpastian implementasi, apakah sistem baru diperlukan, apakah sepadan dengan harganya, bahkan dapat menghentikan pembelian sistem yang sebelumnya terlihat sempurna.
Jadi, mari bahas dan cari tahu apa saja yang menjadi masalah dan tantangan dalam mengadopsi sistem HRIS yang baru, dengan dasar 3 hal yakni: waktu, data, dan dukungan. Kemudian, akan diberikan daftar yang membantu Anda melewati implementasi secepat dan semulus mungkin, sehingga Anda dapat memulai dan menjalankan sistem HRIS yang baru dengan sempurna.
Apa itu Implementasi HRIS?
HRIS
Implementasi HRIS adalah layanan yang membantu perusahaan melakukan transisi dari sistem manajemen SDM saat ini ke sistem baru. Implementasi biasanya disediakan oleh perusahaan yang menyediakan aplikasi HRIS, dan layanan tersebut biasanya opsional, meskipun beberapa penyedia memerlukan implementasi karena alasan bisnis atau teknis.
Dalam cakupan yang besar, sebagian implementasi melibatkan dua hal utama:
- Memigrasi data karyawan dan perusahaan yang ada ke sistem baru
- Pelatihan dan pengenalan sistem
Walau terlihat sederhana karena hanya terdiri atas dua langkah, bagaimanapun, implementasi HRIS dapat menjadi tantangan jika perusahaan tidak mempersiapkan masa transisi.
Tantangan 1: Waktu
Waktu adalah tantangan penerapan HRIS yang paling sering disebutkan, sehingga perlu dipahami dan ditangani oleh pelanggan. Sederhananya, implementasi membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang dipikirkan kebanyakan klien karena mereka tidak menyertakan waktu yang mereka perlukan sebelum, selama, dan setelah proses implementasi untuk berbagai tugas penting. Bahkan dengan dukungan terbaik dari perusahaan penyedia aplikasi, Anda perlu menyediakan waktu untuk enam tahap berikut agar implementasi yang berhasil:
-
Rapat internal untuk membahas apa yang dibutuhkan pemangku kepentingan dari sistem HRIS baru
Sama seperti Anda yang mencari masukan dari pemangku kepentingan untuk menginformasikan pembelian HRIS (setidaknya kami harap Anda melakukannya), Anda harus duduk bersama departemen yang sama ini untuk menjelaskan detail penyesuaian yang mereka perlukan dalam sistem baru.
-
Berkoordinasi dengan penyedia layanan pihak ketiga
Apakah sistem HRIS baru Anda adalah sistem all-in-one yang menangani setiap aspek proses administrasi atau pengelola data mandiri? Anda harus menyediakan waktu untuk berkoordinasi dengan pemangku kepentingan internal dan pihak luar yang terlibat dalam penggajian, tunjangan, pelacakan waktu, atau layanan lain apa pun yang disinkronkan ke sistem baru Anda.
-
Pengumpulan, pengeditan, dan pemformatan data untuk migrasi ke sistem baru
Hal ini mungkin menjadi waktu terbesar dalam proses implementasi. Ada lebih banyak data yang tersebar di lebih banyak penyimpanan dokumen daripada yang mungkin Anda pikirkan, dan semuanya perlu dikumpulkan, diatur, dan diperiksa keakuratannya.
-
Menelepon support dari penyedia aplikasi
Anda mungkin menyadari bahwa implementasi akan melibatkan beberapa pembicaraan dengan perwakilan implementasi aplikasi. Ingat: Anda penting, tetapi kemungkinan besar Anda bukan satu-satunya klien dalam jadwal tim implementasi. Pastikan untuk tidak melewatkan, menunda, atau memotong panggilan, kecuali Anda ingin seluruh proses implementasi melewati jangka waktu yang diharapkan. Kehilangan satu panggilan bisa menunggu lebih lama lagi.
-
Berlatih menggunakan aplikasi secara mandiri
Setelah implementasi selesai, Anda adalah ahlinya; tidak peduli seberapa hebat staf layanan support HRIS Anda, Anda tidak dapat menelepon mereka setiap kali orang-orang di perusahaan mendatangi Anda dengan sebuah pertanyaan. Pelatihan mandiri juga berdampak besar pada kebiasaan, jadi penting untuk menyediakan waktu untuk hal ini.
-
Melatih pemangku kepentingan dan karyawan untuk menggunakan sistem baru
Secara teknis, hal ini bukan bagian dari implementasi, tetapi ini adalah sesuatu yang perlu Anda perhitungkan. Hal ini akan memakan waktu sebelum semua orang di departemen Anda mengetahui kecepatan HRIS yang baru, dan kemudian lebih banyak waktu sebelum perusahaan Anda sepenuhnya menggunakan aplikasi. Jadi, jika Anda berharap dapat segera kembali bekerja setelah implementasi, pikirkan lagi.
Tantangan 2: Data
Tantangan implementasi HRIS berikutnya yang harus Anda tangani adalah data. Migrasi data mungkin tampak sesederhana mengekspor file dari perangkat lunak Anda saat ini dan mengunggahnya ke perangkat lunak baru — dan dalam kasus yang jarang terjadi, memang demikian — tetapi sering kali termasuk mengumpulkan data yang berbeda, memeriksa keakuratannya, menghilangkan duplikat, dan memformat ulang beberapa jenis file sehingga sistem baru dapat membacanya.
Untuk pelanggan yang baru saja beralih dari manajemen file kertas tradisional, implementasi bahkan dapat berarti memasukkan data secara manual, satu karyawan pada satu waktu. Implementasi HRIS dapat melibatkan setiap jenis data karyawan dan perusahaan, mulai dari nama, NIK, dan jabatan hingga informasi pajak, penggajian, dan tunjangan.
Berkoordinasi dengan pemangku kepentingan internal untuk melihat jenis informasi apa yang mereka harapkan dapat disimpan di sistem baru, di mana informasi itu berada, dan apa yang perlu Anda lakukan dengannya untuk mengunggah berbagai file dapat memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan.
Perwakilan implementasi dari penyedia Anda mungkin sumber daya terbaik yang dimiliki untuk menangani masalah data dengan cara yang paling efisien, menyeluruh, dan efektif. Mereka akan dapat memberitahu Anda sebelumnya data apa yang perlu Anda kumpulkan, bagaimana perlu diformat untuk HRIS, dan yang terbaik dari semuanya, bagaimana sistem baru Anda dapat menggunakan data perusahaan secara strategis.
Tantangan 3: Pembelian
Pembelian adalah salah satu tantangan implementasi HRIS yang paling sulit untuk diselesaikan. Ada tiga masalah besar selama transisi ke sistem HRIS baru: pada saat pembelian, selama proses implementasi, dan pada tahap launching. Berikut tiga cara Anda dapat mengatasi masalah pembelian ini.
Pembelian Awal
Pada tahap ini, HR mungkin perlu meyakinkan pemangku kepentingan keuangan tentang perlunya sistem baru, belum lagi apakah penerapannya sepadan dengan biaya yang dikeluarkan.
Penelitian menyeluruh adalah solusinya, dan dimulai dengan berkonsultasi dengan pemangku kepentingan internal. Feedback pembeli adalah hal yang sangat berguna, tetapi hanya jika Anda memahami kebutuhan dan keinginan setiap departemen dalam perusahaan Anda. Berkonsultasi secara internal memastikan pilihan Anda mendapat dukungan dan mempermudah pembelian selama pelatihan dan launching.
Harga implementasi
Sedangkan untuk implementasi itu sendiri, perusahaan yang lebih besar berkemungkinan akan menyewa ahli untuk memindahkan data, dan karena beberapa aplikasi HRIS sering dihitung berdasarkan per karyawan, biaya implementasi akan lebih murah dibanding tidak menyewa orang lain.
Untuk perusahaan yang lebih kecil, bagaimanapun, implementasi dapat terlihat boros sampai Anda mempertimbangkan bahwa banyak bisnis kecil juga memiliki departemen HR kecil yang memiliki banyak jabatan; meminta mereka untuk mengimplementasikan perangkat lunak HR baru tanpa bantuan dapat berdampak besar pada fungsi seluruh perusahaan, demi mendapatkan keuntungan tertinggi dari investasi HRIS.
Proses Implementasi
HRIS System
Sepanjang masa transisi, pemangku kepentingan akan mengamati bagaimana kinerja HR dan menilai sistem baru dari luar proses. Cukup sulit untuk menangani migrasi data dan pelatihan aplikasi tanpa seseorang mengawasi Anda, jadi hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah membuat rencana dan mengikuti jadwal yang diberikan penyedia.
Anda sangat menyadari masalah data yang terlibat dalam beralih ke HRIS baru, yang berarti Anda dapat menganggarkan cukup waktu dan orang untuk mengatasinya. Anda menyadari bahwa implementasi dapat membantu dalam menyesuaikan sistem, sehingga rencana dapat mencakup masukan feedback, dan sesi pelatihan khusus untuk data setiap peran karyawan.
Launching
Ketika seluruh perusahaan mulai berinteraksi dengan sistem baru, saat itulah persetujuan menjadi penting. Tantangan inilah dimana implementasi HRIS mulai mencapai titik terang. Anda dapat memilih sistem yang sempurna untuk perusahaan Anda dan harus tahu cara mengajari orang lain untuk menggunakannya.
Implementasi adalah kesempatan Anda untuk belajar dari para ahli yang mengetahui HRIS. HRIS dapat membantu Anda menampilkan fitur yang menghemat waktu dan uang perusahaan Anda, menyesuaikan pelacakan dan pelaporan data Anda untuk wawasan strategis otomatis, dan memastikan bahwa perubahan besar yang Anda buat di perusahaan Anda dipandang sebagai perubahan yang lebih baik.
Ingin lebih tahu tentang sistem HRIS? Coba demo gratis Talenta dan konsultasikan kebutuhan Anda sekarang juga.
